Документ, копию которого свидетельствует нотариус, должен быть юридически значимым и не противоречить закону.
При свидетельствовании верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности, даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати. При свидетельствовании выписки из документа следует иметь в виду, что такое действие возможно только в случае, если документ содержит несколько несвязанных между собой вопросов. Выписка должна содержать полный текст, относящийся к конфетному вопросу, а также сведения, дающие возможность определить, из какого документа произведена выписка.
Сличив копию документа с оригинальным документом, или определив тождественность выписки из оригинала документа с соответствующим текстом в оригинале, нотариус свидетельствует верность копии или выписки из документа.
При свидетельствовании подлинности подписей должностных лиц организаций нотариус устанавливает личность должностных лиц и их полномочия на право подписи:
— устав (положение);
— свидетельство о регистрации юридического лица;
— доверенность или иной документ о наделении должностного лица такими полномочиями. Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за лицо, которое не может собственноручно подписаться вследствие физических недостатков или пр., нотариус устанавливает личность как лица подписавшегося, так и того, за которое это лицо подписывается, а также проверяет их дееспособность. Свидетельствование подлинности подписи осуществляется на следующих документах:
— на карточках для открытия счетов в банках;
— на расписках;
— на заявлениях;
— на переводах;
— на свидетельских показаниях;
— на других документах
Свидетельствование верности перевода возможно:
— когда в нотариальной конторе имеются переводчики;
— если нотариус сам владеет необходимым для осуществления перевода языком;
— если нотариус может обратиться к знакомому ему переводчику, но в данном случае нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика на переводе. Если при совершении нотариального действия одновременно совершается и перевод на другой язык, то перевод и подлинный текст могут помещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод — на правой. Переводится весь текст документа, в том числе подписи и печати. Если перевод совершается переводчиком, его подпись помещается под переводом. Удостоверительная надпись излагается под текстами документа и перевода с него. Перевод, помещенный на отдельном от подлинника листе, прикрепляется к подлинному документу.