Как известно, слово «документ» происходит от лат. сю-cumentum — «образец, свидетельство, доказательство». Документы, предоставляемые клиентами нотариусу, служат единственным источником информации как о самом клиенте, так и о совершаемом нотариальном действии. На основании представляемых письменных документов нотариус может сделать вывод о возможности или невозможности совершения того или иного нотариального действия, о наличии или отсутствии фактов, имеющих значение для совершения нотариального действия. Отсюда и жесткие требования: нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова, приписки, сокращения и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Если в каком-либо случае исправления избежать невозможно, то они совершаются в соответствии с правилами, предусмотренными в соответствующих инструкциях Минюста. Все приписки, исправления должны оговариваться сторонами и удостоверяться подписями, все исправления также должны быть совершены таким образом, чтобы возможно было прочесть первоначальный текст.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В случае, если документ не отвечает изложенным требованиям, составлен неграмотно, нотариус может предложить обратившемуся лицу составить новый документ, в крайнем случае исправить имеющийся, либо может предложить составить этот документ при помощи нотариуса.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью выдавшей организации. Однако такое требование Основ законодательства о нотариате по существу неприемлемо для многостраничных документов, исходящих от физических лиц. На практике в этих целях также используется печать нотариуса.
Документ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством.
Подписи физических лиц, лиц, действующих по доверенности, и лиц, выступающих от имени иностранных юридических лиц, должны быть заверены нотариально.
При сдаче на перевод с нотариальным заверением, документы, выданные за пределами РФ, должны быть легализованы (кроме стран, с которыми заключены соглашения об отмене легализации).