Согласно закону, регистрация актов гражданского состояния производится органами загса путем внесения соответствующих записей в книгу регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей. Исправление и изменение записей актов гражданского состояния производятся органом загса при наличии достаточных оснований и отсутствии спора между заинтересованными лицами.
Если же органы загс отказывают в исправлении или изменении записи или возникает спор, гражданин вправе решить этот вопрос в суде. Аннулирование и восстановление записей актов гражданского состояния производится на основании решения суда. Обращение в суд происходит и в случае, если органы загс при отсутствии спора о праве отказываются внести исправления в произведенную запись.
Дела об установлении неправильностей записей актов гражданского состояния относятся к делам, разбирающимся в особом производстве, но они не тождественны делам об установлении факта регистрации рождения, усыновления, брака, развода и смерти. Основное отличие в том, что в делах об установлении неправильностей записей актов гражданского состояния имеется сам документ, подтверждающий соответствующий факт, но в этом документе имеются ошибки или неточности, а в делах об установлении факта регистрации рождения, усыновления, брака, развода и смерти отсутствует сам документ.
В процессе разбирательства суд устанавливает неправильность записи и выносит решение, которым удовлетворяет заявление. На основании судебного решения орган загса обязан внести исправление в соответствующую запись в книгах записей актов гражданского состояния.