Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем последние применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них. Как отмечает А. Серго, использование систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта, а применительно к России такое снижение издержек с учетом территориальной протяженности может быть колоссальным <*>. В связи с этим одним из важнейших направлений развития российского законодательства и правоприменительной практики в настоящее время является правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и придание юридической силы электронным документам.
<*> Серго А. Электронный документооборот // Российская юстиция. 2003. N 5. С. 69.
До настоящего времени ни законодатель, ни современная доктрина не выработали общего однозначного определения электронного документа. Легальное определение данного термина появилось лишь в 2002 г. в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» <*>: «Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Законодатель в этом определении обратил внимание лишь на форму предоставления информации данного класса документов, отличающую его от других документов. В юридической литературе многократно отмечалось, что это определение достаточно широкое и оно далеко не полностью раскрывает рассматриваемое понятие, что дает почву для его неоднозначного толкования при решении задач правового регулирования вопросов использования электронных документов.
Более удачным представляется понятие электронного документа, предложенное С.И. Семилетовым: «Электронный документ — документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи» <*>.
<*> Семилетов С.И. Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования // Государство и право. 2003. N 1. С. 101.
Как справедливо отмечает С.И. Семилетов, электронные цифровые документы в качестве объекта права следует рассматривать как обособленные или выделенные объекты и в тех же формах, в которых эти документы реально существуют как объекты деятельности и оборота в конкретных правоотношениях. При этом файл как форма электронного документа должен выступать в качестве главного объекта правового регулирования.
Три элемента электронного документа:
1) само содержание информации;
2) форма предоставления содержания;
3) носитель информации.
Хэш-функция — контрольная характеристика файла, позволяющая определить факт внесения в документ несанкционированных изменений.
В России нет закона об электронном документе и не решена проблема долгосрочного хранения электронного документа.