Бюджетное учреждение осуществляет расходование находящихся в его распоряжении денежных средств на основании сметы доходов и расходов.
Смета бюджетного учреждения представляет собой финансово-плановый акт, утвержденный в порядке и форме, установленных правовыми нормами, в котором определяются поступающие в его распоряжение в течение календарного года средства для текущей деятельности и развития с указанием источников доходов и целевого направления средств.
В смете должны быть отражены все доходы бюджетного учреждения, получаемые как из бюджетной системы, так и от осуществления предпринимательской деятельности, в том числе доходы от оказания платных услуг, другие доходы, получаемые от использования государственной или муниципальной собственности, закрепленной за бюджетными учреждениями на праве оперативного управления, и иной деятельности (ст. 161 БК РФ). Смета составляется с поквартальной разбивкой.
Смета бюджетного учреждения, являясь Финансово-плановым актом, утвержденным в установленном порядке, имеет юридическое значение. Оно заключается в том, что показатели сметы определяют и конкретизируют права и обязанности данного учреждения как получателя бюджетных средств, в том числе во взаимоотношениях с распорядителями и главными распорядителями бюджетных средств, а также финансовыми и другими органами в области контроля за получением и целевым использованием
Бюджетное учреждение в течение 10 дней со дня получения уведомления о бюджетных ассигнованиях обязано составить и предоставить на утверждение вышестоящего распорядителя бюджетных средств смету доходов и расходов по установленной форме (ст. 221 БК РФ). Смета доходов и расходов действует в течение финансового года с 1 января по 31 декабря включительно, т. е. соответствует сроку действия государственного или местного бюджета. Ежемесячно, а также по окончании года бюджетные учреждения составляют отчет об исполнении сметы, который направляется в вышестоящую организацию и территориальный орган Федерального казначейства. При рассмотрении проекта сметы бюджетных учреждений распорядитель бюджетных средств осуществляет предварительный финансовый контроль, оценивая необходимость и целесообразность намечаемых расходов.
Смета бюджетного учреждения составляется по определенной форме, в основу которой положена законодательно закрепленная бюджетная классификация, т. е. группировка доходов и расходов бюджетов всех уровней по однородным признакам, обеспечивающая сопоставимость бюджетных показателей. Все показатели сметы имеют определенный код в цифровом выражении. В смете выделяются две основные группы расходов: а) текущие расходы (с распределением на подгруппы и предметные статьи, например, оплата труда) и б) капитальные расходы, также детализируемые (например, приобретение оборудования, капитальный ремонт). В соответствии с указанным кодом учреждение должно производить кассовый расход поступивших средств, что имеет важное значение для обеспечения использования средств.
При составлении сметы учреждение руководствуется контрольными цифрами, определяемыми в отношении их деятельности вышестоящими органами, а также нормативами расходов.
Нормативы расходов — это установленные компетентными органами размеры затрат на расчетную единицу (норма расходов продуктов на одного человека в больнице, норма расхода одежды на ребенка в детском доме на один год и т. д.). Нормы расходов принято подразделять на обязательные (например, расходы на командировки) и необязательные (расчетные), определяемые индивидуально для каждого бюджетного учреждения, исходя из его специфики (например, расходы на коммунальные платежи), самим же учреждением по согласованию с финансовыми органами; материальные и денежные.
Для обоснования отдельных видов расходов бюджетные учреждения прилагают к смете основные паспортные данные (например, справки образовательных учреждений о движении контингента учащихся, об учебноматериальной базе учреждения, подготовленные на основе соответствующих документов).